Quelles bases légales dans le secteur des ressources humaines ?

Gérer des ressources humaines implique la réalisation de très nombreux traitements de données à caractère personnel.

On retrouve classiquement les traitements relatifs au recrutement des employés mais également les traitements relatives à la gestion courante des ressources humaines (paie, gestion des congés, suivi du temps de travail, suivi de la médecine du travail ou encore gestion de la mutuelle d'entreprise).

Chaque traitement doit reposer sur une base légale pour être licite, c'est à dire conforme à la loi et au RGPD.

Nous avons rassemblé les bases légales associées aux traitements les plus courants.

Attention, les bases légales doivent être choisies en responsabilité et pouvoir être justifiées. Une obligation légale doit correspondre à un texte légal qui impose le traitement des données et les intérêts légitimes d'un employeur doivent pouvoir être identifiés. L'objectif de ce tableau est de présenter les bases légales suggérées par les autorités de contrôle ou par la pratique. Bien évidemment, le choix de cette base légale vous revient et nous ne pouvons pas vous garantir que celles-ci sont adaptées à vos traitements.

Activité de traitement	Finalité(exemples)	Base légale suggérée
Recrutement	Recherche de profils pertinents : création d’une plateforme permettant le dépôt de candidatures sur le site emploi d’une entreprise (spontanées ou en réponse à une offre d’emploi), utilisation de site web proposant des offres d’emploi sur Internet aux candidats	Intérêt légitime Intérêt public (pour des organismes mettant en oeuvre des missions de service public destinées à accompagner les personnes vers le retour à l’emploi et à guider les entreprises vers le recrutement tels que l’APEC et Pôle emploi)
Recrutement	La constitution d’une CVthèque ou l’élaboration d’une base de données de type « vivier de candidatures »	Consentement Intérêt légitime
Recrutement	Constitution d’un vivier de candidats par une agence d’intérim	Exécution du contrat (mesures précontractuelles)
Recrutement	La présélection des candidats : tri, enregistrement et classement des CV et des lettres de motivation sous forme papier ou dans une base de données, etc	Exécution du contrat (mesures précontractuelles) Intérêt public (pour des organismes mettant en oeuvre des missions de service public destinées à accompagner les personnes vers le retour à l’emploi et à guider les entreprises vers le recrutement tels que APEC et Pôle emploi)
Recrutement	La prise de contact avec le candidat pour évaluer la capacité du candidat à occuper un emploi et mesurer ses aptitudes professionnelles : traitement des informations collectées à l’occasion des entretiens téléphoniques, en face à face, etc	Intérêt légitime Exécution du contrat (mesures précontractuelles) Intérêt public (pour des organismes mettant en oeuvre des missions de service public destinées à accompagner les personnes vers le retour à l’emploi et à guider les entreprises vers le recrutement tels que APEC et Pôle emploi)
Recrutement	Recours à des outils et technologies innovantes pour évaluer la capacité candidat à un emploi et mesurer ses aptitudes professionnelles : tests de personnalité, entretiens vidéo, utilisation d’outils de scoring, etc. (pour plus d’informations, voir la fiche n° 12 de ce guide)	Intérêt légitime
Gestion administrative du personnel	Gestion du dossier professionnel des employés, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu’aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés	Exécution du contrat
Gestion administrative du personnel	Réalisation d’états statistiques ou de listes d’employés pour répondre à des besoins de gestion administrative	Intérêt légitime
Gestion administrative du personnel	Gestion des annuaires internes et des organigrammes	Intérêt légitime
Gestion administrative du personnel	Gestion des dotations individuelles en fournitures, équipements, véhicules et cartes de paiement	Intérêt légitime
Gestion administrative du personnel	Gestion des élections professionnelles	Obligation légale
Gestion administrative du personnel	Organisation des réunions des instances représentatives du personnel	Obligation légale
Gestion des rémunérations et accomplissement des formalités administratives	Etablissement des rémunérations, mise à disposition des bulletins de salaire	Exécution du contrat
Gestion des rémunérations et accomplissement des formalités administratives	Déclaration sociale nominative	Obligation légale
Mise à disposition des personnels d'outils informatiques	Suivi et maintenance du parc informatique	Intérêt légitime
Mise à disposition des personnels d'outils informatiques	Gestion des annuaires informatiques permettant de définir les autorisations d'accès aux applications et aux réseaux	Intérêt légitime
Mise à disposition des personnels d'outils informatiques	Mise en oeuvre de dispositifs destinés à assurer la sécurité et le bon fonctionnement des applications informatiques et des réseaux	Intérêt légitime
Mise à disposition des personnels d'outils informatiques	Gestion de la messagerie électronique professionnelle	Intérêt légitime
Mise à disposition des personnels d'outils informatiques	Réseaux privés virtuels internes à l'organisme permettant la diffusion ou la collecte de données de gestion administrative des personnels (intranet)	Intérêt légitime
Organisation du travail	Gestion des agendas et projets professionnels	Intérêt légitime
Suivi des carrières et de la mobilité	Evaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles qui la régissent	Obligation légale (article L. 6315-1 du code du travail)
Suivi des carrières et de la mobilité	Gestion des compétences professionnelles internes	Intérêt légitime
Suivi des carrières et de la mobilité	Gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC)	Obligation légale (article L. 2242-20 du code du travail)
Suivi des carrières et de la mobilité	Gestion de la mobilité professionnelle	Intérêt légitime
Formation	Gestion des demandes de formation et des périodes de formation effectuées	Intérêt légitime
Formation	Organisation des sessions de formation et évaluation des connaissances et des formations	Intérêt légitime
Gestion des aides sociales	Gestion de l'action sociale et culturelle directement mise en oeuvre par l'employeur, à l'exclusion des activités de médecine du travail, de service social ou de soutien psychologique	Intérêt légitime
Gestion des visites médicales	Suivi des visites d’information et de prévention	Obligation légale
Gestion de la restauration d'entreprise	Suivi des accès à la restauration d'entreprise et des facturations	Exécution du contrat
Gestion des contrôles d’accès aux locaux	Suivi des badges d'accès Contrôle des accès	Intérêt légitime
Gestion des horaires	Suivi des horaires travaillés	Obligation légale
Mise en oeuvre de services de téléphonie fixe et mobile sur les lieux de travail	Suivi du parc téléphonique Suivi et contrôle des lignes téléphoniques	Intérêt légitime
Gestion des communications	Annuaire interne	Intérêt légitime
Gestion des communications	Gestion des dotations	Intérêt légitime
Gestion des communications	Messagerie téléphonique interne	Intérêt légitime
Gestion des communications	Maîtrise des dépenses liées à l’utilisation des services de téléphonie	Intérêt légitime
Vidéosurveillance	Surveillance des personnes et des biens	Intérêt légitime
Surveillance des connexions internet ou de la messagerie électronique	Exploitation des journaux d’évènements issus des différents systèmes d’information (applications, serveurs, équipements, système de métrologie/supervision, outils de détection d’intrusion ou de menaces) et application des mesures correctrices nécessaires	Intérêt légitime
Géolocalisation des véhicules professionnels	Suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules dont il a la charge Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés	Intérêt légitime
Géolocalisation des véhicules professionnels	Suivre le temps de travail, lorsque cela ne peut être réalisé par un autre moyen. Respecter une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés	Obligation légale
Géolocalisation des véhicules professionnels	Contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule	Exécution du contrat
Fichiers médicaux gérés par la médecine du travail	Suivi des salariés par la médecine du travail	Obligation légale
Fichiers du service social	Suivi des salariés par le service social	Intérêt légitime
Fichiers détenus par les comités d’entreprise aux fins de gestion des oeuvres sociales	Gestion des aides sociales	Intérêt légitime
Alertes professionnelles	Réception et enregistrement des demandes et signalements Examen et suivi des demandes et signalements Elaboration de données d’activité (statistiques)	Obligation légale
Gestion du télétravail	Dépôt, réception, traitement et suivi des demandes d’exercice d’activité en télétravail Statistiques relatives au dispositif de télétravail et à l’utilisation du service numérique interne de demande de télétravail	Obligation légale (dans le secteur public) Intérêt légitime ou exécution du contrat (si prévu dans le contrat)
Registre unique du personnel	Mise en oeuvre du registre unique du personnel	Obligation légale (article D. 1221-23 du code du travail)

Vous pouvez aussi regarder notre article sur les durées de conservation les plus courantes dans le secteur des ressources humaines.