1. Um versteckte Kosten zu vermeiden
Um den Schutz personenbezogener Daten in Ihrer Organisation sicherzustellen, ist es entscheidend:
- Zu identifizieren, wo diese Daten gespeichert sind.
- Den Zweck, für den sie verwendet werden, zu verstehen.
- Zu prüfen, wie sie genutzt werden.
Zusammenfassend ist es erforderlich, Ihr gesamtes Informationssystem zu kartografieren. Dieser Prozess umfasst die Auflistung aller Elemente Ihres Systems, wie Anwendungen, Dienstleister, Daten und Sicherheitsmaßnahmen. Es handelt sich um ein kostenintensives Projekt, zumal es ständigen Veränderungen unterliegt und jede Information mit einer anderen verknüpft ist.
2. Um Ihre Konformität aktuell zu halten
Falls Ihr DSB das Unternehmen verlässt oder wenn der regulatorische Rahmen für 2 Jahre nicht aktualisiert wird, müssen Sie von vorne beginnen. Es ist entscheidend zu verstehen, dass die DSGVO Prozesse beinhaltet und nicht nur den Erwerb eines Diploms. Eine langfristige Perspektive in dieser Angelegenheit kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.
3. Um Zeit zu sparen
Jede juristische Person (SIREN-Nummer) einer Gruppe muss ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen, das alle im Unternehmen durchgeführten Datenaktivitäten auflistet. Dennoch hat der DSB Wichtigeres zu tun, als eine EXCEL-Datei zu aktualisieren; seine Aufgabe besteht darin, sein Fachwissen einzubringen und Ihre Mitarbeiter zu beraten.
Dank der RGPD-Software kann er:
- Verarbeitungsmodelle erstellen,
- Die Erstellung und Änderung aller Verarbeitungsinformationen schnell automatisieren,
- KI nutzen, um Verarbeitungsmodelle zu generieren,
- Den zugehörigen Aktionsplan automatisiert erstellen,
- Ihre Verarbeitungsakten automatisch basierend auf Ihren Dienstleistern und Informationssystemen aktualisieren.
Er kann sich so auf die Substanz konzentrieren, anstatt sich mit Formfragen aufzuhalten. Noch mehr, wenn er in jeder juristischen Person Verantwortung trägt.
4. Um die für die DSGVO notwendigen Dokumentationen zu zentralisieren
Durch die DSGVO unterliegen Sie dem Verantwortungsprinzip, das Sie verpflichtet:
- Für die Daten, die Sie verarbeiten, verantwortlich zu sein,
- Ihre Konformität und deren Aufrechterhaltung nachzuweisen.
Wie wollen Sie Ihre Konformität nachweisen, wenn Ihr DSB mit verstreuten, nicht verbundenen und vor allem deklarativen Tools (Word, Excel, PPT usw.) arbeitet? All diese Dokumente sind im Moment gültig, aber stellen Sie sich vor, Sie müssten all diese Dokumente jedes Mal aktualisieren, wenn Sie die Anwendung oder die Dienstleister ändern?
In einem Tool haben Sie nicht nur unterhaltsame Erklärungen zu den regulatorischen Anforderungen, sondern finden vor allem alle Ihre Liefergegenstände an einem Ort mit ein paar Klicks. Die DSGVO ist kein unüberwindbarer Berg, insbesondere wenn Sie sich nicht unnötig komplizieren…
5. Um intelligenter zusammenzuarbeiten
Das größte Risiko in Bezug auf die Sicherheit ist eine falsche Handhabung von Daten. Ihr DSB muss seine Kollegen sensibilisieren, gute Praktiken in jedem Bereich umsetzen und so die internen Datenströme besser verstehen.
Er wird insbesondere mit arbeiten:
- Dem CISO (Chief Information Security Officer),
- Der IT-Abteilung,
- Allen Abteilungen, die unmittelbar oder mittelbar mit Daten arbeiten,
- Ihren Dienstleistern, die Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten.
Dazu benötigt er Werkzeuge, um effektiv mit ihnen zusammenzuarbeiten und mit seinem internen Netzwerk einen Aktionsplan zu führen, der mit den verschiedenen Abteilungen geteilt wird. Ein gemeinsamer Aktionsplan… Das scheint uns mit Excel ziemlich kompliziert.
6. Um das Vertrauen Ihrer Stakeholder zu gewinnen
Die Verwaltung von Rechteanfragen ist ein wichtiger und erforderlicher Prozess, den Sie implementieren müssen, der Sie verpflichtet, auf jede Anfrage zu reagieren, die das Recht auf Zugang, Löschung usw. geltend macht. Es gibt insgesamt 9 Rechte, die die Verordnung spezifiziert.
Die DSGVO verpflichtet Sie dazu:
- Den Zugang zu seinen Rechten zu erleichtern,
- Transparent gegenüber dem Nutzer zu sein,
- Einen effizienten Prozess zu implementieren.
Das Tool ermöglicht es Ihnen, diese Arbeit ordentlich und effizient zu erledigen, indem es Ihre Rechteanfragen zentralisiert und vor allem die Erfassung und Antwort auf die Anfragen automatisiert.
Zeigen Sie allen Ihren Stakeholdern, dass Sie ihre Anfragen ernst nehmen. Das ist ein Vertrauensbeweis, nicht wahr?
7. Um Ihre Teams zu steuern und Innovation zu fördern
Angesichts der Dichte der Aktivitäten Ihres DSB und der Anzahl der betroffenen Abteilungen ist es vorteilhaft, Ihre Arbeiten basierend auf den Risiken gegenüber den betroffenen Personen zu priorisieren.
Um sich auf die risikoreichsten Aktionen oder die verletzlichsten Personen zu konzentrieren, wird der Kauf einer guten RGPD-Konformitätssoftware Ihnen effektive Berichterstattungswerkzeuge bieten, mit denen Sie sehr präzise Risikoinformationen und Aktivitäten, insbesondere Ihres Compliance-Teams, erhalten können.
Sie werden auch Ihr Informationsvermögen besser verstehen, durch Ihre Kartierung, und können Ihr Unternehmen in Richtung einer datenschutzfreundlichen Strategie und Governance führen. Sind Daten nicht das schwarze Gold des 21. Jahrhunderts? Sollten wir sie nicht schützen, um unsere Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten?