Explore Group & Dastra

1. Zusammenfassung

Im Rahmen dieses Erfahrungsberichts hatten wir das Privileg, Frau Nguyen, Datenschutzbeauftragte (DPO) und Juristin bei Explore Group, und Frau Peritore, eine Auszubildende bei Explore im Sommer 2023, zu interviewen.

Ihre Aufgabe besteht darin, die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in einer Gruppe von Tochtergesellschaften zu gewährleisten, die auf Datenerhebung, -verarbeitung (personenbezogen und nicht personenbezogen) und Bereitstellung qualifizierter Informationen für B2B-Kunden in verschiedenen Branchen (Immobilien, Bauwesen, öffentliche Aufträge usw.) spezialisiert sind.

Sie teilen ihre Eindrücke über Dastra, wobei sie sich auf wichtige Aspekte wie die Wahl des Tools, die angestrebten Ziele, aufgetretene Herausforderungen, Benutzerfreundlichkeit, beobachtete Vorteile und ihre Erfahrungen mit Audits und Cookies konzentrieren.

2. Warum wurde die Datenschutzsoftware Dastra gewählt?

Vor der Einführung von Bao-Mi im Jahr 2021 wurde eine andere Datenschutzsoftware verwendet. Als Bao-Mi das Tool übernahm, stellte sich heraus, dass es nicht benutzerfreundlich war und wichtige Funktionen fehlten, was dazu führte, dass eine präzise Granularität nicht erreicht werden konnte.

Es war entscheidend, die Datenverarbeitungsvorgänge so detailliert wie nötig zu kartieren, insbesondere hinsichtlich der mit Auftragsverarbeitern verbundenen Herausforderungen.

Dastra zeichnet sich als äußerst benutzerfreundliches Tool aus, das eine Granularität bietet, mit der so tief wie nötig in die Materie eingetaucht werden kann.

Es ist auch für Benutzer geeignet, die nicht speziell im juristischen Bereich tätig sind, wie Produktionsmitarbeiter, einschließlich solcher, die nicht mit der DSGVO oder der Informatik vertraut sind.

Dastra hat sich in diesem Bereich ebenfalls bewährt und bietet pädagogische Funktionen und eine einfache Implementierung. Natürlich spielt der Preis eine Rolle, und die Verwendung von Dastra ist mit erheblichen Kosten verbunden. Dennoch wird dies insbesondere für Unternehmen, die im Datenbereich tätig sind, als gerechtfertigt angesehen, da es eine umfassendere Kontrolle und Verwaltung der Informationen ermöglicht.

3. Herausforderungen vor Dastra

Vor der Einführung der Dastra-Datenschutzplattform bestanden die Hauptprobleme von Explore in der Benutzerfreundlichkeit und einer besseren Kontrolle der Daten, insbesondere hinsichtlich der Identifizierung und Verwaltung der Auftragsverarbeiter.

Die Verwendung von Dastra ermöglicht es, alle Assets und Auftragsverarbeiter zentral zu erfassen und die vorhandenen Verbindungen leichter zu finden. Dieser Ansatz ist insbesondere in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Datenmanagement und schnelles Verständnis der Datenströme vorteilhaft.

Aus der Sicht des Datenmanagements ermöglicht es Dastra, alle verbundenen Datenverarbeitungsvorgänge umfassend zu visualisieren. Im Falle eines möglichen Verstoßes spart diese Funktion erhebliche Zeit und gewährleistet eine schnelle und effektive Reaktionsfähigkeit.

Die Rolle des DPO wird durch Dastra optimiert.

Er kann den rechtlichen Aspekt umfassend und operativ behandeln. Diese Lösung bietet dem DPO eine strategische Sichtweise als Projektleiter, die mit der Vision der Unternehmensführung abgestimmt ist.

Dastra ermöglicht es auch, die operative Effizienz durch Funktionen wie das Duplizieren und Starten von Datenverarbeitungsvorgängen als Vorlage zu steigern.

Für die Tochtergesellschaften stärkt die Integration von Dastra die Position des Unternehmens als Vorreiter und bietet eine bereichernde Erfahrung. Die Tochtergesellschaften können von den Erfahrungen des Unternehmens profitieren, was zu einem besseren Verständnis der Prozesse führt und Zeit spart. Dieser Ansatz fördert eine positive Perspektive, sowohl in operativer als auch in psychologischer Hinsicht, da ein Neustart vermieden wird und eine solide Grundlage für kontinuierliche Weiterentwicklung geboten wird.

Dies erleichtert auch die Harmonisierung der Praktiken, die Schaffung eines einheitlichen Verständnisses der DSGVO innerhalb der Gruppe und einen ganzheitlichen Überblick über die Datenverarbeitungsvorgänge der Gruppe.

4. Erfahrungen mit Dastra

Die Einführung des Tools erwies sich als länger als die Einführung anderer Tools aufgrund seiner Komplexität und erhöhten Genauigkeit, insbesondere für Benutzer, die nicht an die Verwendung solcher Tools gewöhnt sind. Dies liegt an der fortgeschrittenen Natur des Tools, die eine gründlichere Einarbeitung erfordert.

Das anfängliche Training war sehr effektiv, mit einem guten Tempo und klaren, präzisen und logischen Erklärungen. Die Interaktion mit dem Ausbilder war bereichernd, und die detaillierte Erkundung der Funktionen des Tools von Anfang an erwies sich als besonders vorteilhaft, um die Möglichkeiten zu verstehen.

Die Einarbeitungsphase im Sommer begann mit einem ersten Tag, an dem 4 bis 5 Stunden mit der Lektüre und Bearbeitung eines Datenverarbeitungsvorgangs verbracht wurden. Das Arbeiten auf einem Notebook machte diese Aufgabe jedoch schwieriger. Mit der Zeit wuchs die Vertrautheit mit dem Tool, aber es dauerte ungefähr eine Woche, um das Tool effektiv zu beherrschen.

Ein bemerkenswerter Fehler bestand darin, nicht mit Referenzdatenbanken zu beginnen und Datenverarbeitungsvorgänge direkt zu implementieren. Es wäre sinnvoller gewesen, mit der Kartierung und Bereinigung der Referenzdatenbanken zu beginnen, um Arbeit an früheren Datenverarbeitungsvorgängen zu verhindern. Das Register wurde zu Beginn des Jahres abgeschlossen, wodurch eine verbesserte Handhabung der Referenzdatenbanken möglich war.

Der technische Support erwies sich als ausgezeichnet mit schneller Reaktionszeit und relevanten Antworten. Die kontinuierliche Verfügbarkeit von Unterstützung wurde sehr geschätzt und ermöglichte eine schnelle Problemlösung.

Sobald das Tool beherrscht wurde, vereinfachte Dastra die Prozesse erheblich. Einige Funktionen, wie die Stapelaktionen für die Massenverarbeitung von Auftragsverarbeitern, wurden sehr geschätzt, obwohl sie weniger intuitiv zugänglich waren, was auf eine Verbesserung der FAQ oder Suchanleitungen hindeutet.

Die Extraktion des Registers war manchmal eine heikle Aufgabe, bei der besondere Aufmerksamkeit erforderlich war, um die richtigen Elemente auszuwählen. Die Handhabung der Referenzdatenbanken war einfach, da sie auf Datensätzen basiert und die Datenverarbeitung vereinfacht.

Was Verstöße angeht, wird das Tool bisher nicht genutzt, da die automatische Analyse von Dastra, die auf bestimmten spezifischen Kriterien beruht, von den internen Teams abweichen kann. Dennoch ist dies ein nützliches Tool, um schnell festzustellen, ob eine Verletzung gemeldet werden muss oder nicht.

Das Modul zur Behandlung von Anfragen von Betroffenen (DTS) wurde aufgrund von Zeitmangel noch nicht implementiert, war jedoch ein Auswahlkriterium für Dastra. Die Automatisierung des Empfangs von Anfragen über ein Formular und von Antwortvorlagen wird eine erhebliche Zeitersparnis darstellen. Die internen Voraussetzungen wurden gut angenommen und weisen auf ein gut aufgenommenes Anfragemanagement-Tool hin.

5. Nutzen der Verwendung von Dastra

Der Hauptvorteil von Dastra besteht darin, dass es extrem präzise Datenkontrolle ermöglicht. Es bietet die Möglichkeit, einen umfassenden Überblick über alle Prozesse, Tools und Daten zu erhalten. Durch die Vereinfachung und Erleichterung der Erstellung eines erheblichen Teils der Dokumentation ermöglicht es Dastra, in kurzer Zeit viel zu erreichen.

Die Einführung von Dastra in einer Gruppe bringt einen erheblichen Mehrwert und eine bemerkenswerte Effizienz mit sich. Die direkten Auswirkungen der Nutzung von Dastra sind vielfältig: Zeitersparnis, Verbesserung der Effizienz, umfassender Überblick, Harmonisierung von Referenzdatenbanken und Praktiken.

Die Lösung ermöglicht das aktuelle Wissen über neue Datenverarbeitungsvorgänge oder Aktivitäten, was zuvor eine Herausforderung darstellte. Diese zentralisierten Informationen erleichtern das Management von Datenverarbeitungsvereinbarungen (DPA) in Dastra, was zu einer effizienteren Vertragsverwaltung beiträgt.

Die von Dastra bereitgestellten Ressourcen, sowohl in Bezug auf Updates als auch auf Vorlagendokumente, erweisen sich als ausgezeichnet und äußerst nützlich. Diese qualitativ hochwertigen Informationen tragen dazu bei, die tägliche Arbeit des DPO zu unterstützen.

Dastra besticht nicht nur durch seine bemerkenswerte Effizienz, sondern auch durch sein attraktives und angenehmes Design.

Die Grafiken und Dashboards sind nicht nur funktional, sondern auch ästhetisch ansprechend und bieten eine insgesamt positive Benutzererfahrung.

6. Verwendung von Audits und Cookies

Audits werden zur Bewertung der Einhaltung von Lieferanten und für Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIA) eingesetzt.

Die Erstellung benutzerdefinierter Fragebögen zu Sicherheit und DSGVO-Konformität erleichtert deren Versand an Lieferanten über einen in der E-Mail integrierten Link.

Der Hauptvorteil besteht in der Anpassungsfähigkeit der Fragebögen, mit der Möglichkeit, die Fragen entsprechend früherer Antworten anzupassen. Die Fragevorlagen vereinfachen die Erstellung, und das Modul ist umfassend und intuitiv.

Ein laufendes Projekt zielt darauf ab, einen Fragebogen zur Bewertung des DSGVO-Verständnisses der Mitarbeiter zu entwickeln.

Was Cookies betrifft, mag das Modul anfangs komplex erscheinen, aber Verbesserungen wurden vorgenommen. Die Anpassung des Cookie-Banners wurde verbessert, um eine effizientere Verwaltung zu ermöglichen und eine praktische Vorschau anzubieten.

7. Fazit

Insgesamt bietet Dastra eine umfassende Lösung, die leicht zu visualisieren ist und einfach auf die Datensätze zugreifen kann.

Der umfassende Überblick über das Register ist besonders wertvoll. Die Kombination aus pädagogischer Herangehensweise und Dokumentation in Dastra ist äußerst hilfreich, um Fortschritte zu machen und Konzepte zu überdenken. Die erklärenden Videos sind nützlich, um sich schnell mit dem Tool vertraut zu machen. Die Einfuhr von Verarbeitungen mit Vorlagen ist praktisch, und der reaktionsschnelle Chat-Support ermöglicht schnelles Vorankommen.

Die Software bleibt trotz ihrer Komplexität leicht zu verstehen, dank Infobubbles und Videos. Der Benutzer fühlt sich schnell selbstständig in der Lösung. Die Vorteile, die Dastra bietet, wie die Vereinfachung der Einhaltung der DSGVO und der Zeitersparnis, sind bemerkenswert. Die Erstellung von Verarbeitungen, Audits und die Exportfunktion sind vereinfacht. Dastra zeichnet sich durch ihre Vollständigkeit und pädagogische Herangehensweise aus und bietet einen Gesamtüberblick, der in anderen ähnlichen Softwarelösungen nicht immer vorhanden ist.