DSGVO-DatenverarbeitungsmodellArbeitszeiterfassung

Durch: Maj Ref DE API Rest

Organisation: PrivatOrganisation: ÖffentlichFunktion: PersonalRegister: Allgemein

Diese Verarbeitungstätigkeit betrifft die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten einschließlich Überstunden und Pausen in einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System sowie die Aufbewahrung der Aufzeichnungen zum Nachweis gegenüber den Aufsichtsbehörden. Sie umfasst auch die Nutzung der Zeitdaten für die Entgeltabrechnung und die Arbeitszeitplanung.

Zwecke (4)

Der Zweck einer Verarbeitung ist das Hauptziel der Nutzung personenbezogener Daten. Diese Daten müssen für einen klar definierten und legitimen Zweck erhoben werden und dürfen nicht später in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesem ursprünglichen Ziel unvereinbar ist.

Erfassung der täglichen Arbeitszeit nach Arbeitsschutzrecht

Betrieb eines Systems, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden erfasst und aufgezeichnet werden; die Aufzeichnung kann an die Beschäftigten delegiert werden und muss nicht zwingend elektronisch erfolgen (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21).

Gesetzliche Verpflichtung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung durch BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21

Aufzeichnung und Nachweis nach Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz

Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeit und Führung des Verzeichnisses der Beschäftigten mit Einwilligung in eine Verlängerung nach § 7 Abs. 7 ArbZG (§ 16 Abs. 2 ArbZG); für geringfügig Beschäftigte und Beschäftigte in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung (§ 17 MiLoG).

Gesetzliche Verpflichtung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG

Verwendung der Zeitdaten für Entgeltabrechnung und Arbeitszeitkonten

Berechnung von Vergütung, Zuschlägen, Überstundenausgleich und Gleitzeitsalden auf Grundlage der erfassten Arbeitszeiten.

Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeitsvertrags), gegebenenfalls i. V. m. Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung

Personaleinsatz- und Schichtplanung

Planung der Anwesenheiten und Schichten unter Beachtung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten.

Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeitsvertrags); Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG

Daten (3)

Artikel 30 der DSGVO verlangt die Registrierung der verarbeiteten Datenkategorien. Hierbei geht es darum, die Kategorien der verarbeiteten Daten zu definieren. Diese können als gewöhnlich oder sensibel bezeichnet werden.

Zeiterfassungsdaten

Details der Daten

Name und Personalnummeroptional

Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeitoptional

Pausenzeitenoptional

Dauer der täglichen Arbeitszeit und Überstundenoptional

Korrekturen von Buchungen mit Zeitpunkt und bearbeitender Personoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Laufendes und vorangegangenes Abrechnungsjahr

§ 16 Abs. 2 ArbZG (mindestens zwei Jahre); § 17 Abs. 1 MiLoG (mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt)

Zwischenarchivierung:

Aufbewahrung der Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre; soweit die Zeitnachweise als Grundlage der Lohnabrechnung steuerlich von Bedeutung sind, gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen

Endgültige Sortierung

Verzeichnis der Einwilligungen in Arbeitszeitverlängerung

Details der Daten

Name des Beschäftigtenoptional

Datum der Einwilligung nach § 7 Abs. 7 ArbZG und eines etwaigen Widerrufsoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Für die Dauer der Geltung der Einwilligung

§ 16 Abs. 2 ArbZG

Zwischenarchivierung:

Mindestens zwei Jahre

Endgültige Sortierung

Arbeitszeitkonten und Dienstpläne

Details der Daten

Gleitzeit- und Überstundensaldooptional

Schicht- und Dienstplanzuordnungoptional

Zuschlagsrelevante Zeiten (Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit)optional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Bis zum Ausgleich des Arbeitszeitkontos

Endgültige Sortierung

Betroffene Personen (3)

Eine betroffene Person ist jede Person, deren Daten durch die betreffende Datenverarbeitung gesammelt, gespeichert oder verarbeitet werden. Zum Beispiel: Im Rahmen einer Rekrutierungsverarbeitung stellt jeder Bewerber für die betreffende Stelle eine betroffene Person dar.