DSGVO-DatenverarbeitungsmodellBesucherverwaltung und Empfang

Durch: Maj Ref DE API Rest

Organisation: PrivatOrganisation: ÖffentlichFunktion: Allgemeine VerwaltungRegister: Allgemein

Diese Verarbeitungstätigkeit betrifft die Anmeldung und Registrierung von Besuchern, externen Dienstleistern und Lieferanten am Empfang, die Ausgabe und Rücknahme von Besucherausweisen sowie die Nachvollziehbarkeit der Anwesenheit betriebsfremder Personen zum Schutz von Gebäuden, Personen und Informationen.

Zwecke (4)

Der Zweck einer Verarbeitung ist das Hauptziel der Nutzung personenbezogener Daten. Diese Daten müssen für einen klar definierten und legitimen Zweck erhoben werden und dürfen nicht später in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesem ursprünglichen Ziel unvereinbar ist.

Voranmeldung, Empfang und Registrierung von Besuchern

Erfassung angemeldeter und unangemeldeter Besucher, Benachrichtigung des Gastgebers und Führung eines Besucherverzeichnisses, das für nachfolgende Besucher nicht einsehbar ist.

Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Organisation des Empfangs und Wahrnehmung des Hausrechts); bei öffentlichen Stellen Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. dem jeweiligen Landesdatenschutzgesetz bzw. § 3 BDSG

Ausgabe und Verwaltung von Besucherausweisen

Ausgabe eines befristeten Besucherausweises, gegebenenfalls mit Zutrittsberechtigung für festgelegte Bereiche, und Kontrolle der Rückgabe.

Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Art. 32 DSGVO (Schutz der Räume, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden)

Sicherheit der Betriebsräume und Aufklärung von Vorfällen

Nachvollziehbarkeit, welche betriebsfremden Personen sich zu welcher Zeit in den Räumen aufgehalten haben, zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen, Diebstählen oder Unfällen und zur Feststellung der Anwesenheit im Gefahren- oder Räumungsfall.

Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz von Personen, Eigentum und Informationen)

Identitätsprüfung für Sicherheitsbereiche

Vorlage eines amtlichen Ausweises zur Sichtprüfung vor dem Zutritt zu besonders geschützten Bereichen. Eine Ablichtung des Personalausweises erfolgt nur mit Zustimmung und Einwilligung des Inhabers und muss als Kopie erkennbar sein.

Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Sichtprüfung; für eine Ablichtung § 20 Abs. 2 PAuswG (Zustimmung und Einwilligung des Ausweisinhabers)

Daten (2)

Artikel 30 der DSGVO verlangt die Registrierung der verarbeiteten Datenkategorien. Hierbei geht es darum, die Kategorien der verarbeiteten Daten zu definieren. Diese können als gewöhnlich oder sensibel bezeichnet werden.

Besucherverzeichnis

Details der Daten

Vor- und Nachname des Besuchersoptional

Unternehmen oder entsendende Organisationoptional

Name des Gastgebers bzw. besuchte Organisationseinheitoptional

Datum, Uhrzeit von Ankunft und Abgang, Besuchszweckoptional

Kfz-Kennzeichen bei Nutzung des Besucherparkplatzesoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Für die Dauer des Besuchs.

Zwischenarchivierung:

Kurzfristige Aufbewahrung nach dem Besuch zur Aufklärung möglicher Vorfälle (Richtwert: einige Wochen bis wenige Monate), danach Löschung; länger nur, soweit ein konkreter Vorfall aufzuklären ist.

Endgültige Sortierung

Besucherausweise und Zutrittsberechtigungen

Details der Daten

Ausweisnummer, Gültigkeitszeitraum und freigegebene Bereicheoptional

Rückgabevermerkoptional

Vermerk über die Sichtprüfung des amtlichen Ausweises (Art des Dokuments, ohne Kopie)optional

Zutrittsereignisse im Zutrittskontrollsystem (Tür, Datum, Uhrzeit)optional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Für die Gültigkeitsdauer des Besucherausweises.

Zwischenarchivierung:

Zutrittsprotokolle nur für einen kurzen, vom Verantwortlichen festgelegten Zeitraum.

Endgültige Sortierung

Betroffene Personen (3)

Eine betroffene Person ist jede Person, deren Daten durch die betreffende Datenverarbeitung gesammelt, gespeichert oder verarbeitet werden. Zum Beispiel: Im Rahmen einer Rekrutierungsverarbeitung stellt jeder Bewerber für die betreffende Stelle eine betroffene Person dar.

Besucher
Externe Lieferanten
Mitarbeiter

Autor:

Maj Ref DE API Rest

Erstellt am:10/04/2026

Aktualisiert am:10/05/2026

Anzahl der Nutzungen:0

DSGVO-DatenverarbeitungsmodellBesucherverwaltung und Empfang

Zwecke (4)

Daten (2)

Besucherverzeichnis

Besucherausweise und Zutrittsberechtigungen

Betroffene Personen (3)

Zugriff auf das vollständige Modell