DSGVO-DatenverarbeitungsmodellGeolokalisierung von Fahrzeugen, die von Mitarbeitern genutzt werden
Durch: Paul-Emmanuel BidaultZwecke (4)
Der Zweck einer Verarbeitung ist das Hauptziel der Nutzung personenbezogener Daten. Diese Daten müssen für einen klar definierten und legitimen Zweck erhoben werden und dürfen nicht später in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesem ursprünglichen Ziel unvereinbar ist.
Daten (3)
Artikel 30 der DSGVO verlangt die Registrierung der verarbeiteten Datenkategorien. Hierbei geht es darum, die Kategorien der verarbeiteten Daten zu definieren. Diese können als gewöhnlich oder sensibel bezeichnet werden.
Mitarbeiterausweis
Details der Daten
Aufbewahrungsregeln
Aktiver Bestand:
Normalerweise 2 Monate. Sie können länger als zwei Monate gespeichert werden: - wenn eine besondere Regelung dies vorsieht. - wenn die Speicherung zum Nachweis der Erbringung einer Dienstleistung erforderlich ist, wenn dieser Nachweis nicht auf andere Weise erbracht werden kann. In diesem Fall beträgt die Speicherdauer ein Jahr, was eine längere Speicherdauer im Falle von Streitigkeiten über die erbrachten Dienstleistungen nicht ausschließt. - wenn die Speicherung zur Aufzeichnung von Fahrten zur Optimierung von Touren erfolgt, maximal ein Jahr. Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung dürfen nur Daten über die geleisteten Arbeitsstunden fünf Jahre lang gespeichert werden.
Die Aufbewahrung des Ausweisdokuments erfolgt in der Regel bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, mit zusätzlicher Aufbewahrung bis zu 3 Jahre zur Wahrung möglicher arbeitsrechtlicher Ansprüche (§ 195 BGB). Mitarbeiterausweise enthalten personenbezogene Daten. Sie werden bis zur Rückgabe (z.B. bei Austritt) aufbewahrt. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses kann eine weitere Aufbewahrung für bis zu drei Jahre zwecks Beweisführung sinnvoll sein (§ 195 BGB).
Reisedaten der Mitarbeiter
Details der Daten
Aufbewahrungsregeln
Aktiver Bestand:
Gegenstände im Zusammenhang mit Personenbewegungen dürfen nicht länger als 3 Monate aufbewahrt werden
Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage eines berechtigten Interesses und unterliegt dem Grundsatz der Speicherbegrenzung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Zusätzliche Daten zur Fahrzeugnutzung
Details der Daten
Aufbewahrungsregeln
Aktiver Bestand:
Normalerweise 2 Monate. Sie können länger als zwei Monate gespeichert werden: - wenn eine besondere Regelung dies vorsieht. - wenn die Speicherung zum Nachweis der Erbringung einer Dienstleistung erforderlich ist, wenn dieser Nachweis nicht auf andere Weise erbracht werden kann. In diesem Fall beträgt die Speicherdauer ein Jahr, was eine längere Speicherdauer im Falle von Streitigkeiten über die erbrachten Dienstleistungen nicht ausschließt. - wenn die Speicherung zur Aufzeichnung von Fahrten zur Optimierung von Touren erfolgt, maximal ein Jahr. Im Rahmen der Arbeitszeiterfassung dürfen nur Daten über die geleisteten Arbeitsstunden fünf Jahre lang gespeichert werden.
Diese Daten sind personenbezogen und unterliegen der DSGVO. Gemäß dem Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) dürfen sie nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Eine Frist von maximal 6 Monaten ist gängig, ggf. kürzer. Geolokalisierungsdaten von Dienstfahrzeugen sind sensible personenbezogene Daten. Ihre Speicherung ist nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO auf das notwendige Maß zu begrenzen – z.B. zur Routenoptimierung oder Nachverfolgbarkeit im Schadensfall.
Betroffene Personen (1)
Eine betroffene Person ist jede Person, deren Daten durch die betreffende Datenverarbeitung gesammelt, gespeichert oder verarbeitet werden. Zum Beispiel: Im Rahmen einer Rekrutierungsverarbeitung stellt jeder Bewerber für die betreffende Stelle eine betroffene Person dar.
- Mitarbeiter
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