DSGVO-DatenverarbeitungsmodellBetriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)

Durch: Maj Ref DE API Rest

Organisation: PrivatOrganisation: ÖffentlichFunktion: PersonalRegister: Allgemein

Diese Verarbeitungstätigkeit betrifft die Ermittlung der Beschäftigten, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig waren, das Angebot eines betrieblichen Eingliederungsmanagements nach § 167 Abs. 2 SGB IX sowie dessen Durchführung mit Zustimmung der betroffenen Person. Sie umfasst die Beteiligung der Interessenvertretungen, des Betriebsarztes und gegebenenfalls externer Stellen.

Zwecke (4)

Der Zweck einer Verarbeitung ist das Hauptziel der Nutzung personenbezogener Daten. Diese Daten müssen für einen klar definierten und legitimen Zweck erhoben werden und dürfen nicht später in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesem ursprünglichen Ziel unvereinbar ist.

Ermittlung der BEM-berechtigten Beschäftigten

Auswertung der Arbeitsunfähigkeitszeiten, um festzustellen, welche Beschäftigten innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren; Zugriff nur für berechtigte Personen.

Gesetzliche Verpflichtung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX; für die Krankheitstage Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO

Angebot und Unterrichtung über das BEM

Schriftliches Angebot des BEM mit Hinweis auf die Ziele des Verfahrens sowie auf Art und Umfang der dafür erhobenen und verwendeten Daten; Abfrage der Zustimmung zur Durchführung und zur Beteiligung weiterer Personen.

Gesetzliche Verpflichtung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 167 Abs. 2 SGB IX

Durchführung des BEM-Verfahrens

Erst- und Folgegespräche, Klärung, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt werden kann, Festlegung und Nachverfolgung von Maßnahmen (zum Beispiel Arbeitsplatzanpassung, stufenweise Wiedereingliederung) unter Beteiligung der von der betroffenen Person gewünschten Stellen.

Einwilligung

Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i. V. m. § 167 Abs. 2 SGB IX (Zustimmung der betroffenen Person); Form und Aufklärung nach § 26 Abs. 2 BDSG und Art. 7 DSGVO

Unterrichtung der Interessenvertretung zur Überwachung des BEM

Übermittlung der Namen der Beschäftigten, denen ein BEM angeboten wurde, und des Unterrichtungsschreibens an den Betriebs- oder Personalrat bzw. die Schwerbehindertenvertretung; weitere Informationen nur mit Einwilligung der betroffenen Person.

Gesetzliche Verpflichtung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 167 Abs. 2 SGB IX und § 80 Abs. 2 BetrVG (vgl. BAG, Beschluss vom 07.02.2012, 1 ABR 46/10, zitiert in den Hinweisen der LfD Niedersachsen)

Daten (3)

Artikel 30 der DSGVO verlangt die Registrierung der verarbeiteten Datenkategorien. Hierbei geht es darum, die Kategorien der verarbeiteten Daten zu definieren. Diese können als gewöhnlich oder sensibel bezeichnet werden.

Fehlzeitenauswertung und Angebot

Details der Daten

Name, Personalnummer und Organisationseinheitoptional

Summe der Arbeitsunfähigkeitstage im Referenzzeitraumoptional

Datum des Angebots und Antwort der betroffenen Person (Zustimmung, Ablehnung, Umfang der Beteiligung Dritter)optional

Schwerbehinderung oder Gleichstellung, soweit für die Beteiligung der Schwerbehindertenvertretung erforderlichoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Bis zum Abschluss oder zur Ablehnung des BEM

Endgültige Sortierung

BEM-Akte

Details der Daten

Gesprächsprotokolle des BEM-Teamsoptional

Von der betroffenen Person mitgeteilte gesundheitliche Einschränkungenoptional

Stellungnahmen des Betriebsarztes zur Leistungsfähigkeit (ohne Diagnosen)optional

Vereinbarte Maßnahmen und deren Umsetzungsstandoptional

Einwilligungserklärungen und Widerrufeoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Bis zum Abschluss des BEM-Verfahrens

Zwischenarchivierung:

Getrennt von der Personalakte (Teilakte) vertraulich aufzubewahren; Dauer vom Verantwortlichen festzulegen

Endgültige Sortierung

Kontaktdaten beteiligter Stellen

Details der Daten

Name und Funktion von Vertrauensperson, Betriebsarzt und Ansprechpersonen bei Rehabilitationsträgern oder Integrationsamtoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Bis zum Abschluss des BEM-Verfahrens

Endgültige Sortierung

Betroffene Personen (3)

Eine betroffene Person ist jede Person, deren Daten durch die betreffende Datenverarbeitung gesammelt, gespeichert oder verarbeitet werden. Zum Beispiel: Im Rahmen einer Rekrutierungsverarbeitung stellt jeder Bewerber für die betreffende Stelle eine betroffene Person dar.