DSGVO-DatenverarbeitungsmodellVerwaltung der Vergütung und Durchführung damit verbundener administrativer Formalitäten
Durch: Paul-Emmanuel BidaultZwecke (2)
Der Zweck einer Verarbeitung ist das Hauptziel der Nutzung personenbezogener Daten. Diese Daten müssen für einen klar definierten und legitimen Zweck erhoben werden und dürfen nicht später in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesem ursprünglichen Ziel unvereinbar ist.
Daten (3)
Artikel 30 der DSGVO verlangt die Registrierung der verarbeiteten Datenkategorien. Hierbei geht es darum, die Kategorien der verarbeiteten Daten zu definieren. Diese können als gewöhnlich oder sensibel bezeichnet werden.
Für die Berechnung der Steuerbemessungsgrundlage und die Eingabe der berechneten Daten (DSN) erforderliche Elemente
Details der Daten
Aufbewahrungsregeln
Aktiver Bestand:
1 Monat für die zur Berechnung der Bemessungsgrundlage benötigten Angaben. Die für die DSN-Erklärung benötigte Zeit
Die Speicherung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses. Soweit handels- oder steuerrechtliche Pflichten betroffen sind, gelten ergänzend die Vorschriften nach § 257 HGB und § 147 AO.
Zwischenarchivierung:
6 Jahre
Die zur Berechnung der Steuerbemessungsgrundlage und für die Erstellung der DSN erforderlichen Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt. Diese Frist entspricht den Vorschriften der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 1 AO) für steuerlich relevante Unterlagen und für Lohn- und Gehaltsunterlagen nach § 41 EStG.
Überweisungsauftrag zur Zahlung
Details der Daten
Aufbewahrungsregeln
Aktiver Bestand:
Die personenbezogenen Daten werden in der aktiven Datenbank nur so lange gespeichert, wie es zur Erfüllung des Zwecks der Verarbeitung erforderlich ist, gemäß den Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts.
Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage eines berechtigten Interesses und unterliegt dem Grundsatz der Speicherbegrenzung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.
Zwischenarchivierung:
10 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres
Der Überweisungsauftrag zur Zahlung wird zehn Jahre lang nach Ende des betreffenden Geschäftsjahres archiviert. Dies entspricht den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB sowie § 147 Abs. 1 AO für Buchungsbelege und Geschäftsunterlagen. Nach Ablauf dieser Frist erfolgt die ordnungsgemäße Vernichtung gemäß GoBD.
Gehaltsabrechnung
Details der Daten
Definition
Ledig, verheiratet, in einer Lebensgemeinschaft lebend usw.
Definition
FALSCH
Definition
FALSCH
Aufbewahrungsregeln
Aktiver Bestand:
1 Monat
Die Speicherung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie unmittelbar zur Erfüllung des Vertragszwecks und zur Dokumentation im Rahmen des Vertragsverhältnisses notwendig ist.
Zwischenarchivierung:
5 Jahre Archivierung der in Papierform herausgegebenen Bulletins. 50 Jahre in digitaler Form
Die in Papierform herausgegebenen Gehaltsabrechnungen werden fünf Jahre lang archiviert; elektronische Gehaltsdaten werden für einen Zeitraum von fünfzig Jahren aufbewahrt. Die Fünfjahresfrist entspricht handelsrechtlichen Belegen (§ 257 HGB), die digitale Langzeitarchivierung dient der Dokumentenirrtumssicherheit gemäß GoBD (§ 147 Abs. 2 AO) und zur Wahrung des Arbeitnehmerrechts (z. B. Renten- oder Sozialversicherungsnachweise). Nach Ablauf erfolgt die Löschung.
Betroffene Personen (1)
Eine betroffene Person ist jede Person, deren Daten durch die betreffende Datenverarbeitung gesammelt, gespeichert oder verarbeitet werden. Zum Beispiel: Im Rahmen einer Rekrutierungsverarbeitung stellt jeder Bewerber für die betreffende Stelle eine betroffene Person dar.
- Mitarbeiter
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