DSGVO-DatenverarbeitungsmodellAuslandsentsendung von Beschäftigten

Durch: Maj Ref DE API Rest

Organisation: PrivatFunktion: Personal

Diese Verarbeitungstätigkeit betrifft die Planung, vertragliche Ausgestaltung und Durchführung vorübergehender Auslandseinsätze von Beschäftigten, insbesondere den Nachweis der Arbeitsbedingungen bei Auslandstätigkeit, die Beantragung der A1-Bescheinigung oder von Ausnahmevereinbarungen, Einreise- und Meldeformalitäten im Gastland, die Entgeltabrechnung während der Entsendung, die Unterstützung mitreisender Familienangehöriger sowie die damit verbundenen Übermittlungen an Stellen im Ausland.

Zwecke (5)

Der Zweck einer Verarbeitung ist das Hauptziel der Nutzung personenbezogener Daten. Diese Daten müssen für einen klar definierten und legitimen Zweck erhoben werden und dürfen nicht später in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesem ursprünglichen Ziel unvereinbar ist.

Planung und vertragliche Ausgestaltung der Entsendung

Auswahl und Vorbereitung des Einsatzes, Entsendungsvereinbarung oder Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag; bei Auslandstätigkeit von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen Aushändigung der Niederschrift vor der Abreise mit Einsatzland, Dauer, Währung der Entlohnung, Entsendezulagen und Rückkehrbedingungen, bei Entsendungen im Sinne der Richtlinie 96/71/EG zusätzlich Entlohnung nach dem Recht des Aufnahmestaates.

Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeitsvertrags); für die Niederschrift Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 2 Abs. 2 und 3 NachwG

Sozialversicherungsrechtliche Absicherung (A1-Bescheinigung, Ausstrahlung)

Prüfung der Weitergeltung der deutschen Rechtsvorschriften (Ausstrahlung bei zeitlich begrenzter Entsendung, bei Entsendungen in die EU, den EWR und die Schweiz grundsätzlich bis zu 24 Monate), elektronische Beantragung der A1-Bescheinigung bei der Krankenkasse oder dem Rentenversicherungsträger, Bescheinigungen nach Sozialversicherungsabkommen und Ausnahmevereinbarungen über die DVKA, Weitergabe der Bescheinigung an den Beschäftigten.

Gesetzliche Verpflichtung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 4 und § 106 SGB IV sowie Art. 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004

Einreise-, Aufenthalts- und Meldeformalitäten im Gastland

Beantragung von Visa, Aufenthalts- und Arbeitserlaubnissen sowie Erfüllung von Entsendemeldungen im Aufnahmestaat; Übermittlung der erforderlichen Daten an Behörden und Gesellschaften im Gastland.

Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Entsendungsvereinbarung); Pflichten nach dem Recht eines Drittstaats sind keine rechtliche Verpflichtung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. Abs. 3 DSGVO. Übermittlungen in Drittländer nach Art. 45, 46 oder Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO

Entgeltabrechnung und Kostenerstattung während der Entsendung

Abrechnung von Gehalt, Entsendezulagen, Reise- und Umzugskosten, Führung der Entgeltunterlagen und steuerliche Behandlung in Abstimmung mit der Gastgesellschaft und steuerlichen Beratern.

Gesetzliche Verpflichtung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 28f SGB IV und § 147 AO; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Unterstützung mitreisender Familienangehöriger

Organisation von Umzug, Wohnung, Schulplatz und Reisen für mitreisende Ehe- oder Lebenspartner und Kinder, soweit der Arbeitgeber diese Leistungen anbietet und der Beschäftigte sie in Anspruch nimmt.

Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse des Beschäftigten und des Arbeitgebers an einer reibungslosen Entsendung); soweit Bestandteil der Entsendungsvereinbarung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO hinsichtlich des Beschäftigten

Daten (4)

Artikel 30 der DSGVO verlangt die Registrierung der verarbeiteten Datenkategorien. Hierbei geht es darum, die Kategorien der verarbeiteten Daten zu definieren. Diese können als gewöhnlich oder sensibel bezeichnet werden.

Entsendungsakte

Details der Daten

Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Anschriftoptional

Einsatzland, Gastgesellschaft, Tätigkeit sowie Beginn und geplante Daueroptional

Entsendungsvereinbarung und Niederschrift nach § 2 Abs. 2 NachwGoptional

Reisepass, Visum und Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis (Nummer und Gültigkeit)optional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Für die Dauer der Entsendung und des Arbeitsverhältnisses

§§ 195, 199 Abs. 1 BGB als Orientierung

Zwischenarchivierung:

Nach Ende der Entsendung in der Personalakte; nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der Verjährung möglicher Ansprüche (Richtwert drei Jahre ab Jahresende), Kopien von Ausweis- und Visumsdokumenten früher löschen

Endgültige Sortierung

Sozialversicherung und Bescheinigungen

Details der Daten

Versicherungsnummer und zuständige Krankenkasseoptional

A1-Bescheinigung oder Abkommensbescheinigung mit Geltungszeitraumoptional

Antrag auf Ausnahmevereinbarung und Entscheidung der DVKAoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Für die Dauer der Entsendung; Mitführung der Bescheinigung während des Einsatzes

§ 28f Abs. 1 SGB IV (Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres)

Zwischenarchivierung:

Als Teil der Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres

Endgültige Sortierung

Entgelt und Kosten der Entsendung

Details der Daten

Gehalt, Währung, Entsendezulagen und Kaufkraftausgleichoptional

Reise-, Umzugs- und Wohnkostenerstattungen mit Belegenoptional

Steuerliche Identifikationsnummer und steuerliche Ansässigkeitoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Für die Dauer der Entsendung

§ 147 Abs. 3 und 4 AO; § 28f Abs. 1 SGB IV

Zwischenarchivierung:

Buchungsbelege acht Jahre, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre ab Schluss des Kalenderjahres; Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV

Endgültige Sortierung

Daten mitreisender Familienangehöriger

Details der Daten

Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Verwandtschaftsverhältnisoptional

Pass- und Visumsdaten der Angehörigenoptional

Wünsche zu Wohnung und Schule der Kinderoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Für die Dauer der Entsendung

Zwischenarchivierung:

Löschung nach Rückkehr, soweit nicht in steuerlich relevanten Abrechnungsbelegen enthalten

Endgültige Sortierung

Betroffene Personen (3)

Eine betroffene Person ist jede Person, deren Daten durch die betreffende Datenverarbeitung gesammelt, gespeichert oder verarbeitet werden. Zum Beispiel: Im Rahmen einer Rekrutierungsverarbeitung stellt jeder Bewerber für die betreffende Stelle eine betroffene Person dar.

Mitarbeiter
Ehemalige Mitarbeiter
Familienangehörige der Beschäftigten

Autor:

Maj Ref DE API Rest

Erstellt am:10/05/2026

Aktualisiert am:10/05/2026

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DSGVO-DatenverarbeitungsmodellAuslandsentsendung von Beschäftigten

Zwecke (5)

Daten (4)

Entsendungsakte

Sozialversicherung und Bescheinigungen

Entgelt und Kosten der Entsendung

Daten mitreisender Familienangehöriger

Betroffene Personen (3)

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