DSGVO-DatenverarbeitungsmodellAbmahnungen und Disziplinarmaßnahmen

Durch: Maj Ref DE API Rest

Organisation: PrivatOrganisation: ÖffentlichFunktion: Personal

Diese Verarbeitungstätigkeit betrifft die Aufklärung von Pflichtverletzungen, den Ausspruch und die Dokumentation von Abmahnungen gegenüber Arbeitnehmern sowie die Durchführung von Disziplinarverfahren gegenüber Beamten, die Aufnahme dieser Vorgänge in die Personalakte, Gegendarstellungen der Betroffenen, die Entfernung nach Wegfall der Bedeutung oder Eintritt des Verwertungsverbots und die Verteidigung in anschließenden Rechtsstreitigkeiten.

Zwecke (4)

Der Zweck einer Verarbeitung ist das Hauptziel der Nutzung personenbezogener Daten. Diese Daten müssen für einen klar definierten und legitimen Zweck erhoben werden und dürfen nicht später in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesem ursprünglichen Ziel unvereinbar ist.

Aufklärung des Sachverhalts und Ausspruch von Abmahnungen

Feststellung und Dokumentation einer arbeitsvertraglichen Pflichtverletzung, Anhörung des Arbeitnehmers, Ausspruch der Abmahnung mit Rüge- und Warnfunktion als Voraussetzung einer späteren verhaltensbedingten Kündigung (§ 314 Abs. 2 BGB); gegebenenfalls Betriebsbußen nach einer mitbestimmten Betriebsbußordnung (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG).

Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung und gegebenenfalls Beendigung des Arbeitsvertrags) i. V. m. § 314 Abs. 2 BGB

Durchführung von Disziplinarverfahren gegen Beamte

Einleitung des Disziplinarverfahrens, Unterrichtung und Anhörung des Beamten, Ermittlungen, Entscheidung über Disziplinarmaßnahmen (Verweis, Geldbuße, Kürzung der Dienstbezüge, Zurückstufung, Entfernung aus dem Beamtenverhältnis) und Zustellung.

Gesetzliche Verpflichtung

Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO i. V. m. §§ 5, 17 ff. und 20 BDG; für Landesbeamte i. V. m. dem jeweiligen Landesdisziplinargesetz

Aufnahme in die Personalakte, Gegendarstellung und Entfernung

Ablage der Abmahnung oder Disziplinarentscheidung in der Personalakte, Beifügung von Gegendarstellungen des Beschäftigten, Entfernung und Vernichtung nach Eintritt des Verwertungsverbots (Beamte) oder wenn die Abmahnung zu Unrecht erteilt wurde oder ihre Bedeutung verloren hat (Arbeitnehmer).

Gesetzliche Verpflichtung

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 83 Abs. 2 BetrVG, § 16 Abs. 3 BDG und § 112 BBG; Art. 17 DSGVO

Verteidigung in arbeits- und disziplinarrechtlichen Verfahren

Aufbewahrung der Vorgänge zur Verteidigung gegen Klagen auf Entfernung der Abmahnung, in Kündigungsschutzverfahren oder in disziplinargerichtlichen Verfahren bis zu deren rechtskräftigem Abschluss.

Berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; vgl. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO)

Daten (3)

Artikel 30 der DSGVO verlangt die Registrierung der verarbeiteten Datenkategorien. Hierbei geht es darum, die Kategorien der verarbeiteten Daten zu definieren. Diese können als gewöhnlich oder sensibel bezeichnet werden.

Sachverhaltsaufklärung und Anhörung

Details der Daten

Name, Personalnummer, Funktion und Organisationseinheit des Betroffenenoptional

Beschreibung der vorgeworfenen Pflichtverletzung mit Datum und Belegenoptional

Datum der Kenntnisnahme durch den Arbeitgeber oder Dienstvorgesetztenoptional

Stellungnahme des Betroffenen und Angaben von Zeugenoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Bis zur Entscheidung über Abmahnung oder Disziplinarmaßnahme

§ 16 Abs. 4 BDG (drei Monate bzw. zwei Jahre für Disziplinarvorgänge ohne Maßnahme)

Zwischenarchivierung:

Bei Einstellung eines Disziplinarverfahrens ohne Maßnahme Entfernung nach drei Monaten (Einstellung nach § 32 Abs. 1 Nr. 1 BDG) oder zwei Jahren; bei Arbeitnehmern ohne Abmahnung Löschung, sobald der Vorgang erledigt ist

Endgültige Sortierung

Abmahnung und Disziplinarentscheidung

Details der Daten

Art der Maßnahme (Abmahnung, Betriebsbuße, Verweis, Geldbuße, Kürzung der Dienstbezüge, Zurückstufung)optional

Begründung und Datum der Zustellung oder Aushändigungoptional

Gegendarstellung des Beschäftigtenoptional

Höhe einer Geldbuße oder Kürzung der Dienstbezügeoptional

Datum des Eintritts des Verwertungsverbots und Entfernungsvermerkoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Beamte: bis zum Eintritt des Verwertungsverbots (Verweis zwei Jahre, Geldbuße und Kürzung der Dienstbezüge drei Jahre, Zurückstufung sieben Jahre ab Unanfechtbarkeit). Arbeitnehmer: solange die Abmahnung ihre Warnfunktion behält; keine gesetzliche Frist

§ 16 Abs. 1 bis 3 BDG; § 112 Abs. 1 BBG (missbilligende Unterlagen auf Antrag nach zwei Jahren); §§ 195, 199 BGB als Orientierung für Arbeitnehmer

Zwischenarchivierung:

Beamte: Entfernung und Vernichtung von Amts wegen nach Eintritt des Verwertungsverbots, außer auf Antrag des Beamten. Arbeitnehmer: nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nur solange zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich

Endgültige Sortierung

Vorgänge zu Rechtsstreitigkeiten

Details der Daten

Aktenzeichen, Gericht und Verfahrensstandoptional

Schriftsätze und Korrespondenz mit Prozessbevollmächtigtenoptional

Aufbewahrungsregeln

Aktiver Bestand:

Für die Dauer des Verfahrens

Zwischenarchivierung:

Bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens, danach Löschung nach einer vom Verantwortlichen festgelegten kurzen Frist

Endgültige Sortierung

Betroffene Personen (4)

Eine betroffene Person ist jede Person, deren Daten durch die betreffende Datenverarbeitung gesammelt, gespeichert oder verarbeitet werden. Zum Beispiel: Im Rahmen einer Rekrutierungsverarbeitung stellt jeder Bewerber für die betreffende Stelle eine betroffene Person dar.