31 buenas razones para usar un software para gestionar su registro de tratamientos.

Contexto

Ahora está a cargo de la implementación del registro de tratamientos en su empresa, que cuenta con numerosas filiales y representantes de DPO... Su objetivo será unir a todas las partes interesadas en cumplimiento en torno al proyecto de conformidad que tiene como eje central un registro de tratamientos de datos personales. Además de ser una obligación legal, es un documento indispensable para la implementación de una gobernanza eficaz de la protección de datos.

Es un gran desafío y, como todo responsable de equipo de privacidad, se pregunta sobre la utilidad de contar con un software de protección de datos como Dastra. Es el gran dilema entre comenzar "desde cero" con una buena vieja hoja de cálculo de Excel o Word o un software SaaS del mercado.

Este artículo también está dirigido a quienes buscan los mejores argumentos para conseguir presupuestos para la compra de este tipo de software.

Así que aquí está nuestra lista de las 31 mejores razones para equiparse con una herramienta de gestión de registros... ¡Y seguramente hay algunas más que hemos olvidado mencionar!

Top 31

1. Benefíciese de plantillas preexistentes: Las herramientas suelen llevar una biblioteca de plantillas de fichas de tratamiento preconstruidas. Es una ventaja indiscutible que le hará ganar tiempo considerable. Hoy en día, la mayoría de las empresas, por ejemplo, deben gestionar las nóminas de sus empleados, hacer reclutamiento... Dastra le ofrece una enorme biblioteca de + de 300 modelos de tratamiento de datos accesibles libremente.
2. Mayor productividad gracias a la inteligencia artificial: los softwares de gestión de registros suelen incluir asistentes de IA que le permiten establecer rápidamente fichas de tratamiento pertinentes para su sector.
3. Mantenimiento de un inventario de subcontratistas: Las herramientas de gestión de registros le permitirán gestionar un directorio completo de subcontratistas con un conjunto de atributos. No será necesario realizar entradas redundantes. ¡Dastra incluso le permite ampliar la información de su subcontratista creando sus propios campos personalizados!
4. Menos necesidad de experiencia jurídica: Es sorprendente, pero el uso de una herramienta, si está bien diseñada y es ergonómica, le permitirá comprender más rápidamente la estructura de una ficha de tratamiento. A menudo, la herramienta le proporcionará asistencia contextual definiendo términos jurídicos complejos. Un asistente le guiará paso a paso en la elaboración de las fichas. Esto permite que usuarios que no son expertos en el tema puedan mantener actualizado un registro. Entre nuestros clientes, muchos logran hacer su registro sin tener formación en el tema.
5. Garantía sobre la calidad de la información proporcionada: Con una hoja de cálculo de Excel, parte de una hoja en blanco, la calidad de los campos de la ficha de tratamiento dependerá solo de usted. Con un software de registro, se beneficia de la experiencia de numerosos expertos que han pensado en la mejor manera de organizar una ficha de tratamiento, ¡no hay posibilidad de equivocarse!
6. Importantes ganancias en productividad: Una herramienta de registro le permitirá replicar un tratamiento, realizar acciones en masa (ej.: añadir una categoría de personas a varios tratamientos en una sola acción) o evitar redundancias en las entradas. Con una herramienta, el trabajo de entrada de información es menor y no le tomará mucho tiempo para que pueda centrarse en lo esencial.
7. Compartición de fichas de tratamiento: Si la herramienta está bien diseñada, le permitirá compartir fácilmente las fichas de tratamiento con todos sus colaboradores o clientes, mejorando así la transparencia de la información de la empresa! Donde con un drive de archivos, sería una tarea más delicada.
8. Búsqueda simplificada: Las opciones avanzadas de filtrado le ayudarán a analizar su registro. Ejemplo: puede listar todos los tratamientos que involucran ciertos subcontratistas.
9. Visualización a 360°: Una herramienta de registro le permitirá filtrar, visualizar de manera amigable la totalidad de su registro. Esto es aún más importante si tiene una cantidad considerable de tratamientos.
10. Tablero de estadísticas: Una herramienta le proporcionará very often informes de estadísticas consolidadas sobre las fichas de tratamiento (ej.: el número de tratamientos con datos sensibles, aquellos que requieren un PIA).
11. Integración del PIA: Si la herramienta está bien diseñada, le permitirá implementar dentro de la ficha de tratamiento análisis de impacto en la privacidad de manera muy sencilla (con los campos prellenados).
12. Exportaciones en todos los formatos: Utilizar una herramienta no significa que renuncie a Word o Excel 😄. Puede muy a menudo exportar su registro en todos sus formatos de archivo preferidos (Excel, Word, Markdown...)!
13. Seguimiento de modificaciones: Cada modificación realizada en el registro es auditada y guardada. Esto le permitirá conocer el historial completo del tratamiento. Le ayuda a saber quién, cuándo y qué cambios se han realizado. En caso de problema, puede restaurar sus fichas de tratamiento a una fecha anterior.
14. Colaboración facilitada: Las herramientas (y en particular Dastra) suelen estar diseñadas para una mejor colaboración entre las diferentes partes interesadas en cumplimiento. Asigne tareas a los usuarios, defina etapas de trabajo, converse con los otros usuarios. Muchas herramientas también le permitirán designar propietarios de tratamientos. El registro se convierte así en una herramienta para reforzar la responsabilidad de los usuarios.
15. Delegación del trabajo a los operativos: La elaboración de una ficha de tratamiento requiere la experiencia de numerosos operativos dentro de diferentes departamentos (TI, Marketing, Desarrollo...). La herramienta le ayudará a delegar tareas de completado a estas partes interesadas. Por ejemplo, puede pedir a la persona a cargo de la gestión del CRM que complete los datos personales y su duración de conservación. Esto resulta en datos de entrada de mejor calidad porque son más cercanos a la realidad del terreno.
16. Automatización de tareas: Con un software de protección de datos como Dastra, puede establecer flujos de trabajo automáticos que desencadenarán envíos automáticos de notificaciones, creaciones de auditorías, asignaciones a propietarios o creación de tareas. Por ejemplo: si un tratamiento se modifica y requiere un PIA, puede automatizar la creación de esta auditoría de PIA que se asignará automáticamente al responsable adecuado, quien recibirá una notificación.
17. Mantenimiento de un mapa de datos: A menudo, la herramienta le permitirá ir más allá de la simple conformidad y le ayudará a establecer una verdadera gobernanza interna de los datos a través del mapeo de datos: inventario de activos, datos y su duración de conservación.
18. Notificaciones a usuarios en tiempo real: Para facilitar el trabajo en equipo, los miembros del proyecto de privacidad serán notificados en tiempo real sobre el avance del trabajo en cumplimiento (por correo electrónico y/o notificaciones push).
19. Sus datos están a salvo: A diferencia de archivos estáticos almacenados en un disco duro, sus tratamientos estarán bien a salvo de una posible filtración de datos en un servidor remoto con múltiples medidas de seguridad (copia de seguridad, cifrado...).
20. Ampliación a otras funcionalidades: Sus fichas de tratamiento podrán interactuar con otros módulos de la aplicación, por ejemplo, es posible realizar análisis de riesgos sobre sus tratamientos o gestionar ejercicios de derechos asociados a los datos del tratamiento...
21. Insights en tiempo real: Un editor de fichas de tratamiento incluirá a menudo un asistente inteligente que le dará consejos para mejorar la información ingresada en su ficha de tratamiento. ¡Genere planes de acción a partir de los insights!
22. Exploite sus referenciales ya existentes: ¿No le gusta la entrada de datos? ¿Ya ha trabajado en un mapeo de todo su sistema de información (datos personales, subcontratistas...)? Las herramientas le ahorrarán un tiempo considerable con la capacidad de importar en masa toda la información a través de un archivo plano (excel, csv...) o API.
23. Conexiones e integraciones API: ¿Tiene desarrolladores internos y necesita sincronizar sus clientes BtoB con una ficha de tratamiento como subcontratista? Las sincronizaciones a través de conectores API le permitirán automatizar numerosas tareas. ¡Dastra es una herramienta de registro totalmente abierta que dispone de una API REST ricamente documentada!
24. Gestión del registro como subcontratista y como responsable de tratamiento en un solo lugar: En herramientas como Dastra, ya no necesita navegar entre los dos tipos de registros, todas las fichas de tratamiento están centralizadas y pueden estar conectadas entre sí.
25. Taxonomía avanzada: ¿No puede encontrar entre sus 300 fichas de tratamiento? Adoptar un sistema de clasificación taxonómica le ayudará enormemente a obtener claridad. En Dastra, puede clasificar sus tratamientos de manera ágil para facilitar su búsqueda gracias al sistema de etiquetas (= tags). Al asignar etiquetas a sus fichas, será más fácil filtrarlas e identificarlas visualmente.
26. Adaptación de su registro a su organización: ¿Su organización es compleja? ¿Tiene 200 entidades, una casa matriz, filiales, con muchas particularidades? Una herramienta le ayudará a despejar todo esto y gestionar la consolidación de ciertas partes del registro en casas matrices y el manejo de tratamientos específicos en las filiales. ¡Es la herramienta que se adaptará a su organización y le permitirá manejar su organigrama de unidades organizacionales!
27. Permisos y derechos de acceso: Puede otorgar acceso a los miembros solo a ciertos segmentos de su registro. ¡Muy a menudo es posible personalizar los derechos de acceso de manera muy detallada! Si desea involucrar un volumen importante de partes interesadas de su organización, es imprescindible contar con un sistema de otorgamiento de permisos efectivo. Este tipo de gestión de acceso es mucho más compleja de manejar con archivos físicos clásicos.
28. Pilotaje y mapeo de transferencias fuera de la UE: Con una herramienta, puede controlar y visualizar las transferencias de datos fuera de la Unión Europea. Las transferencias pueden ser visualizadas en forma de mapas o diagramas de flujo. La visualización gráfica es uno de los grandes beneficios del uso de una herramienta de registro.
29. Identifique rápida y fácilmente todos los riesgos potenciales: ¿Su tratamiento implica transferencias fuera de la UE o no ha sido objeto de un PIA cuando es obligatorio? Herramientas como Dastra le ofrecen un puntaje de sensibilidad que compila un conjunto de criterios que le ayudan a implementar las acciones o medidas de seguridad adecuadas.
30. Gestione la protección de datos en su organización: La herramienta le animará a aplicar el principio de minimización de datos y, por lo tanto, a limitar los riesgos para su organización. Herramientas como Dastra incluyen un sistema de gestión de proyectos organizado en kanban o SCRUM que le permite supervisar la conformidad de su organización.
31. Capitalización sobre sus propios modelos: ¡Aquí está! ¡Ahora es un experto y ha creado una verdadera biblioteca de tratamientos preconfigurados en todos los ámbitos de su sector! ¡Ahora puede capitalizar en ellos desplegándolos en otras filiales o empresas (si es un DPO externalizado)! Dastra ofrece un sistema que le permite replicar, transferir o fusionar tratamientos en cualquier otra entidad de su organización.

¿Qué solución utilizar?

Existen numerosas herramientas en el mercado. Y usted sospecha que su calidad varía ampliamente. Pero si busca la joya rara que cumple con todos estos criterios, le recomendamos el software RGPD Dastra. Si está interesado, puede:

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¿Todavía no está convencido?

Si todavía tiene dudas sobre utilizar una herramienta de gestión de registros, estaríamos muy felices de discutirlo con usted, ya que es un tema que nos apasiona. Puede contactarnos o solicitar una demostración.