Modelo de tratamiento de datos RGPDMaintenance of Statutory Employee Registers and Relations with Employee Representative Bodies

PrivateHuman resourcesPublicMost common processing activities

Processing employee data to maintain statutory registers (personnel, accidents, rest periods), manage trade union/representative relations, record public health and safety alerts, and maintain workplace risk assessments.

Finalidades (6)

La finalidad de un tratamiento es el objetivo principal del uso de los datos personales. Estos datos deben ser recopilados para un propósito bien determinado y legítimo y no deben ser tratados posteriormente de manera incompatible con este objetivo inicial.

1

Personnel register

Obligación legal - art. 6-1 c)

Required under Regulation 9 of the Employment Rights Act 1996, and relevant payroll/employment record-keeping duties. HMRC requires records for 6 years.

2

Register of unreported minor accidents

Obligación legal - art. 6-1 c)

Equivalent under Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations 2013 (RIDDOR). Employers must keep records of reportable injuries.

3

trade union representatives registry

Obligación legal - art. 6-1 c)

TULR(C)A 1992, Employment Relations Act 1999, and Health and Safety (Consultation with Employees) Regulations 1996. Employee representation must be documented.

4

Register of special weekly rest periods

Obligación legal - art. 6-1 c)

Based on Working Time Regulations 1998, employers must record rest periods if not granted collectively.

5

Log of public health and environmental alerts

Obligación legal - art. 6-1 c)

Aligned with UK Health and Safety at Work Act 1974, and whistleblowing duties under Employment Rights Act 1996.

6

Management of the single risk assessment document

Intereses legítimos del responsable o de un tercero - art.6.1 f)

Supported under UK GDPR Art. 6(1)(f) and HSE regulations requiring risk assessments. Legitimate interest = employer compliance + worker protection.

Datos (6)

El artículo 30 del RGPD exige el registro de las categorías de datos tratados. Se trata aquí de definir las categorías de datos tratados. Estas pueden ser consideradas comunes o sensibles.

Minor accidents

Detalles de los datos

Name and address of third parties involved outside the establishmentrequerido

Detailed circumstances of the accident

requerido

Location and nature of lesionsopcionaldatos sensibles

Name and surname of witnesses or first notified personrequerido

Victim's first and last namerequerido

Reglas de conservación

Base activa:

5 years after year-end

Orden final

Employee representatives or trade union representatives registry

Detalles de los datos

Last name, first name of the members of the trade unionopcionaldatos sensibles

Names of employer representativesrequerido

Reglas de conservación

Base activa:

End of term of office

Archivado intermedio:

+5 years

Orden final

Personnel register

Detalles de los datos

Start and end dates of internship, location of internrequerido

Contract type

requerido

Company entry and exit datesrequerido

Qualificationsrequerido

Job heldrequerido

First namerequerido

Date of birth

requerido

Nationalityrequerido

Genderrequerido

Type and serial number of work permit

requerido

name

opcional

Work permit detailsrequerido

internship detailsrequerido

Reglas de conservación

Base activa:

Active: retained while employment/engagement is ongoing.

Retention justified under storage limitation (Art. 5(1)(e) UK GDPR).

Archivado intermedio:

Intermediate: 6 years after termination of employment

HMRC and Limitation Act 1980 – tax and employment claims.

Orden final

Public health alerts

Detalles de los datos

Public health and environmental alert detailsrequerido

Names of employee representatives recording the alertrequerido

Names of employees raising concernsrequerido

Names of employer representativesrequerido

Reglas de conservación

Base activa:

5 years from year-end

Archivado intermedio:

None required

Orden final

Risk assessment documentation

Detalles de los datos

First namerequerido

name

requerido

Reglas de conservación

Base activa:

Updated yearly

Archivado intermedio:

As long as risks persist

Orden final

Weekly rest periods

Detalles de los datos

Special rest arrangementrequerido

First namerequerido

Days offrequerido

name

opcional

Reglas de conservación

Base activa:

1 year

Archivado intermedio:

None required

Orden final

Personas afectadas (3)

Una persona interesada es toda persona cuyos datos son recopilados, retenidos o tratados por el tratamiento de datos en cuestión. Ej: En el marco de un tratamiento de gestión de reclutamiento, cualquier candidato para el puesto en cuestión constituye una persona interesada.

Trade union representatives
Employees
Other

Creado el:07/08/2023

Actualizado el:07/11/2025

Licencia: © Creative commons :
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CC-BY-NC

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Pas d'utilisation commerciale

Número de usos:16

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